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Employeurs et leurs responsabilités

Définition d'un employeur

Un employeur est un système ou une personne (société, association ou groupe de personnes) avec lequel un employé a conclu un contrat de travail ou d'apprentissage. Il comprend tout organisme ou personne désigné comme employeur par une ordonnance rendue par le ministre en consultation avec le Conseil.

Le ministre, en consultation avec le Conseil, peut préciser qu'un organisme ou une personne doit être déclaré employeur et que les personnes employées par l'employeur doivent être déclarées comme employés, pour l'application de la Loi de la CNPV. Cette information sera imprimée dans la Gazette officielle du gouvernement du Vanuatu.

Enregistrement d'un employeur

Un employeur employant une ou plusieurs personnes qui gagnent 3 000 Vatu ou plus doit présenter une demande d'inscription auprès de la Caisse dans les sept (7) jours suivant la création d'une entreprise. Pour s'inscrire, l'employeur doit utiliser le Formulaire E qui peut être obtenu auprès de la CNPV

Certificat d'inscription

Lorsque l'employeur s'inscrit auprès du Fonds, un numéro d'inscription est attribué à l'employeur et un certificat d'inscription est délivré à l'employeur. Le numéro d'enregistrement doit être utilisé par l'employeur pour toute correspondance avec la Caisse et dans les documents relatifs au paiement des cotisations.

Les numéros d'enregistrement délivrés jusqu'au 31 décembre 2000 comportent cinq chiffres, tandis que ceux qui sont délivrés à partir du 1er janvier 2001 sont constitués de six chiffres.

Employeur ayant plus d'un lieu d'affaires

Un employeur ayant plus d'une place d'affaires, chaque établissement exerçant ses activités de façon indépendante, peut demander que chaque entreprise soit enregistrée séparément auprès de la Caisse. Chacune de ces entreprises doit assumer toutes les responsabilités requises par un employeur, y compris l'inscription des employés et le paiement des cotisations. D'autre part, l'employeur est libre d'enregistrer toutes les entreprises sous un même employeur en fonction de la méthode de préparation de la paie, soit dans chaque entreprise, soit dans un lieu central.

Changement de fonctionnement

L'employeur doit aviser de la Caisse de tout changement dans l'exploitation de son entreprise. Ceux-ci incluraient des changements de lieu, dans le nombre de personnes employées et dans l'activité principale de l'entreprise. La Caisse doit également être avisé si l'employeur a l'intention de fermer son entreprise. L'employeur devrait obtenir et compléter un formulaire de changement de renseignements sur l'employeur pour inclure les changements ci-dessus, avec les pièces justificatives, et le retourner à la Caisse.

Enregistrement des nouveaux employés

Chaque employeur doit s'assurer que tous les employés demandent à s'inscrire auprès de la Caisse dans les quatorze (14) jours suivant leur embauche en remplissant un formulaire d'inscription formulaire d'inscription d'employé.

L'employeur doit s'assurer que tous les détails sur le formulaire d'inscription de l'employé pour l'adhésion sont remplis et soumis avec un document certifié de preuve de date de naissance (certificat de naissance, permis de conduire, passeport ou certificat de mariage).

Sans la preuve appropriée de la date de naissance, le formulaire d'inscription des employés pour l'adhésion ne peut pas être traitée. Il est dans l'intérêt de l'employé qu'une copie certifiée conforme du document indiquant la date de naissance soit soumise. Ceci est nécessaire parce que le facteur d'âge est une exigence en vertu de la loi de la CNPV. Il sera difficile de vérifier l'âge du membre à moins qu'une copie certifiée conforme du document indiquant la date de naissance soit conservée à la Caisse.

Lorsque le nouvel employé est accepté en tant que membre de la Caisse, un certificat d'adhésion avec un numéro d'enregistrement sera émis. Ce numéro d'inscription est le numéro de la CNPV de l'employé utilisé pour l'identification pendant que le membre continue d'être avec la Caisse.

Le certificat d'adhésion doit être soigneusement conservé dans un endroit sûr à produire à la demande de l'employeur. L'employeur l'utilisera comme preuve d'adhésion et indiquera son numéro lorsqu'il remplira le calendrier de contribution pour le paiement à la CNPV. La Caisse demandera le certificat lorsque l'employé présentera une demande de retrait d'argent.

Remarque: Il est de la responsabilité de l'employeur de s'assurer que le nouvel employé s'inscrit en tant que membre de la Caisse. L'employeur est tenu d'être témoin de la signature de l'employé (ou de l'empreinte du pouce gauche), de certifier l'exactitude de l'information fournie dans le formulaire M et d'envoyer le formulaire de la Caisse.

Sachez qu'il est interdit à un membre en vertu de la loi de la CNPV de modifier l'information sur son certificat d'adhésion.

Nouvel employé déjà inscrit

Si le nouvel employé a déjà été enregistré en tant que membre de la CNPV, il n'a pas besoin de s'inscrire à nouveau. Dans ce cas, l'employé doit seulement montrer à l'employeur, son certificat d'adhésion (qui aura le numéro de membre).

Adhésion au fonds

Les employés peuvent devenir membres de la Caisse en s'inscrivant auprès de CNPV par l'intermédiaire de leur employeur si leur revenu mensuel est VT, 3000 ou plus et s'ils ne sont pas exemptés. Il y a un formulaire de demande appelé FORMULAIRE DE DEMANDE D'ADHÉSION DE L'EMPLOYÉ (disponible dans les bureaux de la CNPV ou peut être téléchargé Ici) que le membre potentiel doit remplir et transmettre le formulaire rempli au bureau de la CNPV. Une fois que le formulaire rempli est vérifié et jugé correct, le demandeur sera enregistré et un numéro d'enregistrement assigné au membre. Lors de l'inscription, le membre recevra un certificat d'enregistrement qui montre, entre autres informations, le numéro d'enregistrement du membre. Ce nombre devrait être fourni à l'employeur du membre afin de permettre à l'employeur de citer le numéro d'enregistrement lors de la remise de la contribution mensuelle vers l'épargne des membres.